Per 1 juli 2016 elektronisch deponeren jaarrekening verplicht

2016-05-13


1.            Per 1 juli 2016 elektronisch deponeren jaarrekening verplicht

Onze samenleving digitaliseert. Steeds meer sectoren haken in op deze trend en vormen traditionele ‘papieren’ processen om naar digitale varianten. Zo gaat ook het van oudsher op papier aanleveren [1] van jaarrekeningen door ondernemingen bij de Kamer van Koophandel op de schop. Recent – 25 april jl. – is het ‘Besluit elektronische deponering handelsregister’ in het Staatsblad gepubliceerd, waarmee digitale aanlevering van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel voor alle deponeringsplichtige bedrijven (circa 820.000 [2]) verplicht wordt gesteld. Het besluit is een nadere uitwerking van een eerder – op 9 december 2015 – vastgestelde wet. [3]

2.            Wie?

De verplichting om elektronisch de jaarrekening te deponeren wordt gefaseerd ingevoerd. Daarbij maakt het besluit onderscheid tussen verschillende ondernemingen. Aan de hand van de grootte van de onderneming wordt bepaald welke regels in de betreffende situatie gelden en per wanneer (zie hieronder sub 3). Voor het onderscheid in grootte knoopt het besluit aan bij titel 9, afdeling 11 van boek 2 van het burgerlijk wetboek. Zowel de micro onderneming (art. 2:395a BW), de kleine onderneming (art. 2:396 BW) als de middelgrote onderneming (art. 2:397 BW) dienen hun jaarrekening elektronisch te deponeren, zij het met verschillende ingangsdata. Voor grote (beursgenoteerde) rechtspersonen – rechtspersonen die niet als micro, klein of middelgroot kwalificeren – alsmede groepsondernemingen, geldt vooralsnog geen verplichting.[4] Deze verplichting wordt mogelijk later toegevoegd, wanneer er vanuit Europa meer regelgeving is.[5]

Om te bepalen onder welke van de hiervoor genoemde categorieën uw onderneming valt, dient te worden gekeken naar de laatste twee opeenvolgende jaarrekeningen. De onderneming valt binnen de betreffende categorie indien zij twee opeenvolgende jaren voldoet aan twee of drie van de volgende criteria:

 

 

Micro

Klein

Middelgroot

Groot

Activa

< € 350.000

 € 350.000 -  6 mio.

 € 6  - 20 mio.

 > € 20 mio.

Omzet

< € 700.000

 € 700.000 - 12 mio.

 € 12 - 40 mio.

 > € 40 mio.

Gemiddeld aant.werknemers

< 10

 10 - 50

 50 - 250

 > 250


3.            Wanneer?

Zowel de wet als het daarop gebaseerde besluit treden met ingang van 1 juli 2016 in werking. Voor de micro en kleine onderneming geldt op basis van het besluit dat zij de jaarrekening die ziet op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2016 elektronisch dienen te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Voor de middelgrote onderneming geldt dat zij de jaarrekening die ziet op het boekjaar ingaande op of na 1 januari 2017 elektronisch dienen te deponeren. Voor alle drie types ondernemingen geldt dat het deponeren binnen 12 maanden na afsluiting van het boekjaar dient te geschieden.[6]

4.            Hoe?

Vanuit de overheid is voor de aanlevering van gegevens een uniforme standaard ingevoerd: de Standard Business Reporting (SBR). De kern van SBR is dat de gegevens in een bedrijfsadministratie zodanig worden gelabeld, dat op eenvoudige wijze verschillende (financiële) verantwoordingen elektronisch kunnen worden samengesteld en aangeleverd.  De methodiek van SBR maakt gebruik van open standaarden op basis waarvan leveranciers van softwarepakketten hun producten kunnen aanbieden.[7] Kortom, in beginsel dienen de gegevens te worden aangeleverd bij de Kamer van Koophandel middels op SBR gebaseerde software.

Micro en kleine ondernemingen kunnen als alternatief voor de op SBR gebaseerde software gebruik maken van een online service van de Kamer van Koophandel.[8] Middelgrote ondernemingen kunnen, ter overbrugging van de overgang naar SBR software, eveneens gebruik maken van de online service; deze mogelijkheid vervalt echter na 5 jaar.[9]

De ondernemer zal bij gebruik van SBR-software alsook bij gebruik van de online service vóór verzending de gegevens moeten controleren die hij naar de Kamer van Koophandel toezendt; de ondernemer is en blijft immers verantwoordelijk voor het indienen van een jaarrekening die aan de daarvoor gestelde eisen voldoet.[10]

5.            Gevolgen niet-naleven?

Met de invoering van het verplicht elektronisch deponeren is het niet langer mogelijk om een papieren jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Indien niet conform de nieuwe regels tijdig elektronisch wordt gedeponeerd – dat wil zeggen middels SBR software of de online service – wordt niet voldaan aan de wettelijke deponeringsplicht.

Het niet voldoen aan deze verplichting vormt een overtreding van de Wet op de Economische Delicten.[11] Voor dit strafbare feit kan maximaal 6 maanden hechtenis worden opgelegd, een taakstraf of geldboete van de vierde categorie (maximaal € 20.250,00).[12]

Daarnaast wordt het niet (tijdig) deponeren van de jaarrekening ingeval van faillissement aangemerkt als onbehoorlijke taakvervulling.[13] Deze onbehoorlijke taakvervulling wordt vermoed een belangrijke oorzaak te zijn van het faillissement en heeft tot gevolg dat de bestuurder in beginsel door de curator persoonlijk aansprakelijk kan worden gehouden voor de schulden in het faillissement.

6.            Conclusie

Het valt ten zeerste aan te raden om tijdig in te spelen op de nieuwe regelgeving. Voor de micro- en kleine onderneming geldt dat de nieuwe regelgeving al geldt voor het boekjaar 2016 en met het boekjaar 2017 zijn ook de middelgrote ondernemingen aan de beurt. Het niet voldoen aan de verplichting tot elektronisch deponeren, kan verregaande consequenties hebben, zodat alertheid geboden is.

Mr. J. den Dikken



[1] Navraag van het Financieel Dagblad bij de Kamer van Koophandel leerde dat zo’n 70 tot 75 % van de deponeringsplichtige ondernemingen op paper aanlevert of middels pdf bij een email (uit: Financieel Dagblad, 9 mei 2016, “Digitaal aanleveren jaarrekening wordt lastminute operatie”)
[2] Kamerstukken II, 2014-2015, 34.262, nr. 3: Memorie van Toelichting
[3] Wet van 9 december 2015 tot wijziging van de Handelsregisterwet 2007, het Burgerlijk Wetboek en de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen in verband met deponering van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg
[4] Zie mede de uitzonderingen in het Besluit, artikel 4
[5] Uitgevende instellingen krijgen naar verwachting vanaf boekjaar 2019 te maken met een Europees elektronisch rapportageformaat. Het voornemen bestaat om grote rechtspersonen vanaf dat moment de gelegenheid te bieden om te kiezen tussen elektronisch deponeren via hetzij het in Nederland gekozen formaat (SBR), hetzij het Europese formaat dat gaat gelden voor uitgevende instellingen (zie Nota van Toelichting bij Besluit, sub 3.3)
[6] Nota van Toelichting bij Besluit, sub 3
[7] Kamerstukken II, 2014-2015, 34.262, nr. 3: Memorie van Toelichting
[8] Nota van Toelichting bij Besluit, sub 2. Voor de exacte werking van de online service verwijs ik naar de Nota van Toelichting bij Besluit sub 3.1
[9] Zie Besluit, artikel 6
[10] Zie artikel 2:362 BW
[11] Wet op de Economische Delicten, artikel 1, sub 4
[12] Wet op de Economische Delicten, artikel 6, lid 1 sub 4
[13] Artikel 2:248 lid 2 BW


«Terug